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Der gelbe Schulbus-Test für Projektmanager

Es gibt Momente als Projektmanager, in denen du die eigene Ohnmacht spürst. Die Komplexität überfordert Dich. Du fühlst dich allein gelassen.

 

Es sind die Momente, in denen du auf den großen Befreiungsschlag hoffst: Ein Wunder, das alle Probleme auf der Stelle löst.

 

Nur gibt es sehr oft in diesen Momenten nicht die eine (!) Ursache für die mürbe machende Situation. Es gibt nicht den einen bestimmten, individuellen, isolierten Faktor. Es gibt nicht die eine Aktion, die alle Probleme löst.

 

Das Problem versteckt sich im System.

In der Realität versteckt sich häufig das Problem im System.

 

Es versteckt sich in den Elementen und in deren Verbindungen und in dem vorgegebenen Rahmen.

Das können unterschiedlich ausgelegte Ziele sein.

Es können Projektstrukturen sein, deren Grenzen und Abhängigkeiten nicht klar sind.

Das können zwischenmenschliche Störungen sein, die eine Zusammenarbeit erschweren.

Oder können es unterschiedliche Erwartungen sein, die sich wechselseitig bedingen und Unstimmigkeiten im System erzeugen.

 

Arbeit am vs. im System

Als Projektmanager bist du für das Projektsystem verantwortlich.

Klar, arbeitest du auch im System. Wenn du als "Feuerwehrmann" einen Projektbrand löschst, arbeitest du im System.

 

Wichtig ist aber: Deine Aufgabe ist es, am System zu arbeiten.

 

Du darfst dich also darum kümmern, eine zieldienliche Kultur zu fördern. Du darfst Ziele klären, einen stabilen Rahmen vorgeben und Strukturen entwickeln.

Du darfst am System arbeiten, so dass jeder Einzelne sich optimal im System einbringen kann.

 

Als Projektmanager hast du die Aufgabe, am System zu arbeiten! Du gestaltest das Projektsystem.

 

Funktioniert das System schlecht, wirst du dich unnötig als Projektmanager mit Problemen herumschlagen. Wo andere sich der Verantwortung entziehen, rettest du erneut als Feuerwehrmann, um den Projektfortschritt nicht zu gefährden.

 

Je besser das System aufgestellt ist, je weniger hängen die im System produzierten Ergebnisse und die Art der Zusammenarbeit von dir ab.

 

Stelle dir ein Projekt vor, in dem Risiken aus dem System heraus erkannt und Probleme ohne dein Zutun gelöst werden.

 

Wie lässt sich das Erreichen?

 

Durch einen Perspektiv-Wechsel.

 

Der gedankliche Nachfolger als dein Kunde für das Projektsystem.

Also, in einem Projekt steht der Kundennutzen im Mittelpunkt. Es geht darum Wert für den Kunden zu schöpfen, d.h. Ergebnisse zu liefern für die er letztendlich zahlt.

 

Die Erwartung des Kunden gibt uns Orientierung bei Produkt-Entscheidungen.

 

Hilft uns dieser Kunde bei Entscheidungen in Bezug auf das System?

 

Frage deinen Kunden, ob er für einen guten Zustand des Projektsystems zahlen möchte.

 

Die Antwort ist: „Warum soll ich dafür zahlen? Für mich zählt nur das Ergebnis.“.

 

Der Zustand des Projektsystems ist für den Kunden zweitrangig. Die im System produzierten Ergebnisse sind ihm wichtig.

 

Wer ist dann unser Kunde, an dem wir uns als Projektmanager orientieren können, um am System zu arbeiten?

 

Hier die Antwort: Nehme an, dass es einen designierten Nachfolger für dich gibt. Auch wenn es diesen nicht geben wird, kann dieser Gedanke dir Orientierung geben.

 

Ein designierter Projektmanager Nachfolger wird den Zustand des Projektsystems in den Mittelpunkt stellen.

 

Er weiß, dass die Übernahme des Projekts für ihn schmerzfreier laufen wird, wenn das Projektsystem einen guten Zustand hat.

 

Dein Nachfolger wird das System unter die Lupe nehmen und sich wesentliche Bestandteile anschauen.

  • Was ist das Zielsystem?
  • Wie sieht die Aufbau- und Ablauforganisation des Projekts aus?
  • Welche Abhängigkeiten existieren?
  • Welche Routinen gibt es in der Projektarbeit?
  • Wie ticken die Menschen und wie interagieren sie miteinander?
  • Welche Erwartungen gibt es untereinander?
  • Wie ist der Umgang miteinander?
  • Wie sieht es in der Realität aus?

Orientierst du dich an den Erwartungen eines Nachfolgers, betrachtest du automatisch die Arbeit am System und den Zustand des Systems.

 

Was kannst du nun als Projektmanager konkret tun, um den Zustand des Systems zu verbessern?

 

Im Coaching mit Projektleitern wende ich ein Gedankenexperiment an, um neue Ansatzpunkte zu entdecken.

 

Das Gedankenexperiment: Der gelbe Schulbus-Test für Projektmanager

Der Kerngedanke ist:

 

"Angenommen, du wirst als Projektmanager eines Tages auf dem Weg zur Arbeit von einem gelben Schulbus angefahren. Ab sofort kannst du für einen Zeitraum für mindestens 3 Monate nicht mehr am Projekt arbeiten. Was passiert jetzt im Projekt?"

 

Das Gedankenexperiment zwingt dich, über deine Arbeit im Projekt hinauszugehen und kann wichtige Erkenntnisse geben, die dich in der Ausübung deiner Rolle als Projektmanager unterstützen.

 

Eine Schritt für Schritt Anleitung findet ihr hier im ursprünglichen Blog Post:

 

Autor:

Hung Tieu

 

Diplom-Wirtschaftsingenieur.

Master of Science in Computer Science.

 

Brückenbauer für mehr Klarheit, Gelassenheit und Verbundenheit in Projekten.

Schwerpunkte: Strategieumsetzung, klassisches/agiles Projektmanagement und Lean Administration.

Selbstständiger Berater, Trainer, Systemischer Business Coach (ECA) und Certified Scrum Master.

 

Hung.Tieu@onlinewebinare.eu

https://www.hungtieu.com/

 

 

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Kommentare: 1
  • #1

    David Tan (Montag, 31 August 2020 13:23)

    Viele dieser Gedanken treffen auch auf den Scrum Master oder sogar auf den OKR-Master zu ... ;-)